Một buổi họp retrospective trong agile là một cuộc họp có cấu trúc diễn ra vào cuối mỗi sprint, nơi đội nhóm cùng xem xét lại cách họ đã làm việc, không chỉ những gì họ đã triển khai. Đây là thói quen cải tiến nhất quán nhất trong phát triển phần mềm.
Khi được tổ chức tốt, một buổi retrospective giúp nhận diện sớm những vấn đề, xây dựng lòng tin trong đội nhóm, và đưa ra các thay đổi quy trình cụ thể. Khi tổ chức không tốt, nó trở thành một buổi phàn nàn kéo dài 45 phút mà không tạo ra thay đổi gì.
Hướng dẫn này bao gồm buổi họp retrospective là gì, tại sao nó lại quan trọng, cách thực hiện từng bước, và các định dạng phổ biến mà các đội agile thường sử dụng.
Buổi họp retrospective trong agile là gì?
Một buổi retrospective (thường được rút gọn thành "retro") là một buổi họp có thời gian giới hạn, thường kéo dài từ 60–90 phút, nơi đội nhóm nhìn lại sprint trước. Đây là một trong bốn nghi thức của Scrum, cùng với Lập kế hoạch Sprint, Cuộc họp Hàng ngày, và Đánh giá Sprint.
Mục tiêu là cải tiến liên tục: cải thiện cách bạn làm việc, không chỉ những gì bạn triển khai.
Ba câu hỏi bao quát gần như mọi buổi retrospective:
- Điều gì đã làm tốt?
- Điều gì cần cải thiện?
- Chúng ta sẽ làm khác đi những gì trong sprint tới?
Câu hỏi thứ ba là quan trọng nhất. Một buổi retrospective không có mục hành động chỉ là một cuộc trò chuyện. Kết quả xuất ra luôn là một danh sách ngắn các thay đổi cụ thể, với người thực hiện và thời hạn, mà đội nhóm cam kết thực hiện trong sprint tới.
Tại sao cần thực hiện retrospective?
Những đội nhóm bỏ qua buổi họp retrospective thường có xu hướng lặp lại những vấn đề giống nhau. Vấn đề đã làm chậm trễ sprint thứ 3 vẫn còn đó ở sprint thứ 7; mọi người chỉ việc thích nghi xung quanh nó.
Retrospective phá vỡ vòng lặp đó. Nó cho đội nhóm một không gian dành riêng để:
- Nhận diện sự ma sát mà không xuất hiện trong cuộc họp hàng ngày
- Sửa chữa quy trình trước khi chúng trở thành cách giải quyết công việc vĩnh viễn
- Công nhận điều hiệu quả trước khi nó vô tình bị thay đổi
- Xây dựng lòng tin bằng cuộc trò chuyện trung thực trong một môi trường có cấu trúc
Những đội nhóm tốt nhất coi buổi họp retrospective như một thói quen: thứ bạn làm liên tục, không chỉ khi mọi việc đang trục trặc.
Bao lâu thì nên thực hiện retrospective?
Hầu hết các đội Scrum tổ chức retrospective vào cuối mỗi sprint, thường là từ một đến bốn tuần. Các đội Kanban thường tổ chức retrospective theo nhịp điệu cố định (hàng tháng hoặc hai tuần một lần) thay vào đó.
Tần suất quan trọng không bằng tính nhất quán. Các buổi họp retrospective không định kỳ khó có thể được nghiêm túc và khó có thể thực hiện.
Nếu đội nhóm của bạn mới hoặc đang trải qua sự thay đổi đáng kể, hãy thiên về việc thực hiện retro thường xuyên hơn. Một cuộc gặp nhẹ nhàng 30 phút mỗi sprint có giá trị hơn một cuộc thảo luận sâu 90 phút mỗi sáu tuần.
Cách tổ chức một buổi họp retrospective trong agile
1. Thiết lập giai đoạn (5–10 phút)
Bắt đầu bằng một câu hỏi kiểm tra ngắn. Hỏi mọi người một câu đơn giản để khởi động: "Trong một từ, bạn cảm thấy thế nào về sprint này?" Nó giúp các thành viên ít nói bắt đầu sớm và rất hữu ích trong các phiên làm việc từ xa hoặc lai khi bạn không thể đọc ngôn ngữ cơ thể.
Bot Icebreaker AI của TeleRetro tạo ra các câu hỏi phù hợp với tâm trạng của đội nếu bạn muốn một cái gì đó sáng tạo hơn.
2. Thu thập dữ liệu (15–20 phút)
Yêu cầu đội nhóm thêm các thẻ vào bảng. Mở chế độ động não ẩn danh để mọi người viết một cách riêng tư, không bị ảnh hưởng bởi những gì người khác thêm vào.
Đây là nơi mà định dạng đã chọn sẽ hình thành những gì được đề cập. Một buổi retro theo Sailboat yêu cầu gió (những gì đã giúp đỡ), neo (những gì làm chậm bạn), đá (rủi ro), và hòn đảo (mục tiêu của bạn). Một buổi Mad Sad Glad yêu cầu đội mô tả sprint về mặt cảm xúc. Các định dạng khác nhau sẽ tạo ra các cuộc trò chuyện khác nhau.
TeleRetro có hơn 50 định dạng và mẫu retro để phù hợp với tâm trạng đội nhóm khác nhau, loại sprint, và mức độ kinh nghiệm.
3. Tạo ra thông tin (20–25 phút)
Nhóm các thẻ tương tự lại. Sử dụng biểu quyết ẩn danh để làm nổi bật những chủ đề mà đội nhóm quan tâm nhất. Sử dụng phần lớn thời gian buổi họp vào hai hoặc ba nhóm lớn nhất.
Mục tiêu trong giai đoạn này là hiểu tại sao điều gì đó xảy ra, không chỉ là nó đã xảy ra. "Các bản triển khai diễn ra chậm" là một quan sát. "Các bản triển khai diễn ra chậm vì chúng ta vẫn chưa có kiểm tra giai đoạn tự động" là một thông tin đáng để hành động.
4. Quyết định những gì cần làm (10–15 phút)
Đối với mỗi chủ đề ưu tiên, đồng ý về một hành động cụ thể. Hành động cần có người thực hiện và thời hạn, tốt nhất là được giải quyết trong sprint tiếp theo.
Trình theo dõi mục hành động của TeleRetro chuyển hành động từ buổi họp này sang buổi họp khác để không có gì bị lãng quên. Các đội theo dõi hành động thường xuyên tuân theo hơn những đội chỉ dựa vào trí nhớ hoặc ghi chú cuộc họp.
5. Kết thúc buổi họp retrospective (5 phút)
Kết thúc với một điều gì đó ngắn gọn: một vòng cảm ơn xung quanh phòng, đánh giá 1–5 về chính buổi họp retro, hoặc đơn giản là đọc to những mục hành động. Việc kết thúc là quan trọng. Nó báo hiệu buổi họp đã có giá trị và củng cố thói quen.
Các định dạng retrospective phổ biến
Các định dạng khác nhau sẽ dẫn đến các kiểu cuộc trò chuyện khác nhau. Một vài định dạng phổ biến:
- Bắt đầu, Dừng, Tiếp tục: Trực tiếp và hướng tới hành động. Tốt nhất dành cho các đội có kinh nghiệm đã biết rõ nhau.
- Bực bội, Buồn bã, Hài lòng: Ưu tiên cảm xúc. Tốt cho các đội đang xử lý một sprint khó khăn hoặc áp lực cao.
- Sailboat: Ẩn dụ trực quan. Hoạt động tốt với các nhóm hỗn hợp và các đội mới bắt đầu với retrospective.
- 4 Ls: Thích, Đã học, Thiếu hụt, Ao ước. Mạnh mẽ cho các đội định hướng học tập.
- DAKI: Bỏ qua, Thêm vào, Giữ lại, Cải thiện. Sắc bén và hướng hành động.
- Lean Coffee: Chương trình do đội nhóm sở hữu. Tốt khi đội nhóm có những chủ đề cụ thể họ muốn điều khiển.
Không chắc định dạng nào phù hợp với đội của bạn lúc này? Bot Retro của TeleRetro sẽ đề xuất một định dạng dựa trên bối cảnh của đội bạn.
Những lỗi thường gặp cần tránh
Tổ chức buổi retro với khán giả. Retrospective dành cho đội nhóm. Người quản lý, chủ sản phẩm, và các bên liên quan thường không nên tham dự. Sự hiện diện của họ thay đổi những gì mọi người nói.
Mục hành động không có người đảm nhận. "Chúng ta nên cải thiện đường ống CI" không phải là một hành động. "Maya sẽ tìm hiểu về việc song song hóa bộ kiểm tra trước thứ Tư tới" là một hành động.
Cùng định dạng mỗi sprint. Thay đổi định dạng giữ cho cuộc trò chuyện mới mẻ và đưa ra những quan sát khác nhau.
Bỏ qua buổi họp khi mọi thứ đang diễn ra tốt đẹp. Đó chính là lúc dễ dàng nhất để có một cuộc trò chuyện trung thực, mang tính tiên đoán.
Bỏ qua các mục hành động trước đó. Bắt đầu mỗi buổi retrospective bằng cách xem xét những gì đã cam kết lần trước. Các đội không làm điều này sẽ mất uy tín vào chính quy trình của họ.
Các câu hỏi thường gặp
Ai nên dẫn dắt một buổi họp retrospective trong agile?
Trong Scrum, Scrum Master thường là người dẫn dắt. Trong các đội không có Scrum Master, bất kỳ thành viên nào cũng có thể làm điều đó, và việc xoay vai trò dẫn dắt có thể cải thiện sự tham gia. Nhiệm vụ của người dẫn dắt là giữ cho cuộc họp di chuyển và đảm bảo những giọng nói yên ắng hơn đều được lắng nghe, không phải điều khiển kết quả.
Một buổi retrospective nên kéo dài bao lâu?
Hướng dẫn Scrum đề xuất một giờ cho mỗi tuần của sprint, vì vậy một sprint hai tuần cần tối đa hai giờ retro. Trong thực tế, hầu hết các đội thấy 60–75 phút là đủ, đặc biệt nếu đội có kinh nghiệm và các mục hành động từ buổi retro trước đã hiển thị trước khi cuộc họp bắt đầu.
Bạn có thể tổ chức một buổi retrospective từ xa không?
Có, và các buổi họp retrospective từ xa có thể hiệu quả hơn so với các buổi gặp mặt trực tiếp khi được tổ chức tốt. Các bảng số ẩn danh giảm bớt động lực xã hội có thể làm giảm sự trung thực trong một phòng. Nhạc icebreaker giúp thiết lập tone khi bạn không thể dựa vào một không gian vật lý chung.
Sự khác biệt giữa retrospective và đánh giá sprint là gì?
Đánh giá sprint là về sản phẩm: những gì đã được xây dựng, suy nghĩ của các bên liên quan, và những gì sẽ tiếp theo trong backlog. Retrospective là về đội nhóm: cách bạn làm việc cùng nhau, điều gì làm chậm bạn lại, và điều gì cần thay đổi. Chúng là các cuộc họp riêng rẽ với những người tham gia và kết quả khác nhau.
Bạn xử lý thế nào khi những vấn đề giống nhau liên tục xuất hiện mỗi sprint?
Đó là một tín hiệu đáng được đặt tên trực tiếp. Nếu cùng một mục xuất hiện ba sprint liên tiếp, đó là một vấn đề mang tính hệ thống cần một giải pháp lớn hơn, có thể ngoài tầm kiểm soát của đội, hoặc các mục hành động đã đồng ý không làm việc. Hãy nêu ra: "Chúng tôi đã đánh dấu điều này ba lần. Thực sự điều gì đang cản trở chúng ta trong việc giải quyết nó?"
Cập nhật
Trải nghiệm hồi tưởng tốt hơn
Tạo hồi tưởng chỉ trong vài giây và thấy ngay kết quả.