Những câu hỏi bạn đặt ra trong cuộc hồi cố sẽ định hình mọi điều xảy ra sau đó. Một câu hỏi sắc bén mở ra một cuộc trò chuyện thực sự. Một câu hỏi chung chung dẫn đến những câu trả lời lịch sự, dễ quên mà không dẫn đến thay đổi ý nghĩa nào.
Hướng dẫn này cung cấp 28 câu hỏi hồi cố đã được thử nghiệm, được tổ chức theo mục đích, kèm mẹo hỗ trợ cho mỗi mục, câu hỏi cho các tình huống cụ thể và hướng dẫn về cách chọn câu phù hợp với bối cảnh hiện tại của đội bạn.
Tại sao việc chọn câu hỏi lại quan trọng
Hầu hết các câu hỏi hồi cố đều thực sự là gợi ý, và những gợi ý quen thuộc tạo ra câu trả lời quen thuộc. Các đội đã tổ chức hàng chục buổi hồi cố thường trả lời "Điều gì đã diễn ra tốt đẹp?" một cách tự động.
Những câu hỏi sắc bén mang lại những phản hồi sắc nét hơn. So sánh:
- "Điều gì đã diễn ra tốt đẹp?" → "Lập kế hoạch cho sprint rất tốt."
- "Một điều mà đồng đội đã làm trong sprint này bạn muốn thấy thêm là gì?" → "Marta đã nhảy vào để giải toả vấn đề tích hợp API trước khi tôi cần yêu cầu. Điều đó đã giúp chúng tôi tiết kiệm hai ngày."
Phiên bản thứ hai đưa ra một hành vi, ghi nhận một cá nhân, và cung cấp cho đội một điều cụ thể để củng cố. Đó là kiểu câu trả lời thay đổi cách làm việc của một đội.
Sử dụng danh sách dưới đây như một ngân hàng để rút ra. Chọn 3–5 câu hỏi phù hợp với tình trạng của đội bạn thay vì xoay vòng tất cả 28 trong một phiên họp.
28 câu hỏi hồi cố agile
1. Để nắm bắt những gì đã diễn ra tốt đẹp
Những câu hỏi này giúp đội gọi tên những hành vi và thực tiễn cụ thể đáng để lặp lại, không chỉ là sự khả quan mơ hồ.
- Điều gì đã làm bạn ngạc nhiên trong sprint này?
- Điều gì đã thực sự diễn ra tốt trong sprint này?
- Bạn biết ơn điều gì từ sprint này?
- Một số điểm nhấn cá nhân của bạn từ sprint này là gì?
- Bạn đã học được gì trong sprint này sẽ giúp bạn trong tương lai?
Mẹo hỗ trợ: Thúc đẩy tính cụ thể. Khi ai đó nói "giao tiếp tốt hơn," hãy theo dõi: "Điều gì đã làm nó cảm thấy khác biệt trong sprint này?" Câu trả lời tốt hơn đến từ việc theo dõi tốt hơn, không phải là im lặng hơn.
2. Để xác định các khu vực cần cải thiện
Những câu hỏi này làm nổi bật sự ma sát mà không đổ lỗi. Chúng tập trung vào hệ thống và quy trình, không đổ lỗi cho cá nhân.
- Chúng ta có thể làm gì tốt hơn trong sprint này?
- Những cản trở nào chúng ta đã gặp phải trong sprint này?
- Điều gì chúng ta đang làm mà không hiệu quả?
- Chúng ta có thể làm khác đi gì để đạt được mục tiêu của mình?
- Một số thách thức chúng ta đã đối mặt trong sprint này là gì?
Mẹo hỗ trợ: Sử dụng chế độ động não ẩn danh để các thành viên trong nhóm viết một cách thẳng thắn trước khi bất kỳ thẻ nào hiển thị. Những câu trả lời trung thực nổi lên dễ dàng hơn khi mọi người không thể thấy những gì người khác đã viết. Tiết lộ tất cả các thẻ cùng lúc trước khi nhóm lại và thảo luận.
3. Để tìm kiếm các cải tiến
Những câu hỏi này mở ra không gian cho những ý tưởng mới thay vì phân tích những gì đã xảy ra.
- Những thay đổi nhỏ nào chúng ta có thể thực hiện để cải thiện quy trình của mình?
- Những công cụ hay kỹ thuật mới nào chúng ta có thể thử?
- Làm thế nào để chúng ta có thể cải thiện sự giao tiếp và hợp tác trong nhóm?
- Chúng ta có thể làm gì để phát huy thành công từ sprint này?
- Làm thế nào để chúng ta có thể làm cho môi trường làm việc của mình thú vị và hiệu quả hơn?
Mẹo hỗ trợ: Hoãn định giá trong khi các ý tưởng đang được tạo ra. Một vòng bỏ phiếu nhanh sau này là cách công bằng hơn để ưu tiên so với việc tranh luận từng ý tưởng trong thời gian thực; nó ngăn người có giọng nói nhất trong phòng đặt lịch trình.
4. Để ưu tiên các mục hành động
Những câu hỏi này giúp đội chuyển từ nhận thức đến cam kết.
- Những cải tiến nào là quan trọng nhất với chúng ta?
- Những thay đổi nào có thể thực hiện được nhất?
- Chúng ta cần những nguồn lực nào để thực hiện những thay đổi này?
- Làm thế nào để chúng ta theo dõi tiến trình và đo lường tác động của những thay đổi này?
- Những rủi ro và thách thức tiềm tàng của việc thực hiện những thay đổi này là gì?
Mẹo hỗ trợ: Khắc khe về phạm vi. Một mục hành động được thực hiện tốt vượt trội hơn năm mục bị quên lãng. Sử dụng tính năng theo dõi mục hành động của TeleRetro để mang theo các cam kết đến cuộc hồi cố tiếp theo để chúng không bị lạc giữa các phiên họp.
5. Để phản ánh về cuộc hồi cố
Những câu hỏi này cải thiện cách bạn thực hiện các cuộc hồi cố trong tương lai, không chỉ cho sprint tiếp theo.
- Chúng ta đã học được gì từ cuộc hồi cố này?
- Chúng ta cam kết làm điều gì khác biệt trong sprint tiếp theo?
- Làm thế nào để chúng ta theo dõi tiến trình và đảm bảo chúng ta sẽ thực hiện đầy đủ?
- Một số cách nào để làm cho các cuộc hồi cố của chúng ta có giá trị hơn nữa?
6. Bốn câu hỏi thiết yếu
Nếu bạn cần giữ một cuộc hồi cố ngắn gọn và tập trung, bốn câu hỏi này bao gồm các yếu tố cơ bản:
- Điều gì đã diễn ra tốt?
- Chúng ta có thể làm gì tốt hơn?
- Chúng ta sẽ làm khác đi gì lần tới?
- Có điều gì khác cần thảo luận không?
Chúng là một nền tảng đáng tin cậy: đơn giản, hướng đến hành động và phù hợp cho các đội có bất kỳ trình độ kinh nghiệm nào. Đừng bỏ qua câu hỏi số 4: đó là nơi các vấn đề mà mọi người do dự đưa lên trong các danh mục có cấu trúc thường lộ ra.
Câu hỏi cho các tình huống cụ thể
Nhóm mới (3 sprint đầu tiên)
Những nhóm mới được hưởng lợi từ các câu hỏi xây dựng sự quen thuộc trước khi đối đầu với các vấn đề quy trình.
- "Một điều bạn muốn đội biết về cách bạn làm việc tốt nhất là gì?"
- "Điều gì vẫn chưa rõ ràng về cách chúng ta đưa ra quyết định cùng nhau?"
- "Một điều gì đã làm bạn cảm thấy hòa nhập nhất trong sprint này?"
Sau một sprint khó khăn
Các sprint áp lực cao cần các câu hỏi thừa nhận cảm xúc của mọi người trước khi nhảy vào giải pháp.
- "Bạn cảm thấy thế nào về sprint, thật sự?"
- "Khoảnh khắc khó khăn nhất với bạn cá nhân là gì?"
- "Chúng ta cần làm gì khác để làm cho sprint tiếp theo cảm thấy bền vững hơn?"
Nhóm làm việc từ xa hoặc kết hợp
Các nhóm phân tán thường có các điểm ma sát đặc thù cho công việc từ xa và không đồng bộ.
- "Thử thách về giao tiếp hoặc hợp tác nào là đặc thù cho công việc từ xa trong sprint này?"
- "Có lúc nào bạn cảm thấy mất kết nối hay không thuộc vòng lặp không?"
- "Điều gì sẽ làm cho công việc từ xa trở nên dễ dàng hơn cho bạn khi bước vào sprint tiếp theo?"
Cách sử dụng câu hỏi này tốt
Chọn những câu hỏi phù hợp với sprint, không theo công thức. Một sprint diễn ra không tốt cần các câu hỏi khác so với sprint đã diễn ra tốt. Một sprint có nhiều thành viên mới cần các câu hỏi khác so với cuộc hồi cố thứ 40 của một đội ổn định.
Thay đổi các câu hỏi giữa các sprint. Các đội sử dụng các câu hỏi giống hệt nhau sprint này qua sprint khác bắt đầu đưa ra các câu trả lời giống hệt nhau. Thay đổi ít nhất một mục mỗi cuộc hồi cố giữ cho cuộc trò chuyện mới mẻ.
Bắt đầu bằng cách viết ẩn danh. Cho các thành viên trong đội thời gian để viết câu trả lời của họ riêng trước khi chia sẻ. Điều này ngăn người đầu tiên nói làm neo suy nghĩ của mọi người khác, đặc biệt quan trọng cho danh mục "có thể cải thiện điều gì".
Theo dõi các câu trả lời mơ hồ. "Giao tiếp là một vấn đề" không phải là một nhận thức sâu sắc. "Chúng ta đã không đồng bộ hóa hợp đồng API trước khi phát triển front-end bắt đầu, điều này đã gây ra ba vòng làm lại" thì có. Nhiệm vụ của người dẫn là làm nổi bật sự cụ thể, không chấp nhận những lời chung chung.
Các câu hỏi thường gặp
Bạn nên hỏi bao nhiêu câu hỏi trong một cuộc hồi cố?
Ba đến năm câu hỏi mỗi phiên là đủ. Nhiều hơn và bạn đang tiến hành một cuộc khảo sát, không phải là cuộc trò chuyện. Sử dụng ngân hàng ở trên để chọn các câu hỏi phù hợp với sprint bạn vừa trải qua.
Bạn có nên sử dụng cùng một câu hỏi cho mỗi sprint không?
Không. Thay đổi các câu hỏi giữ cho cuộc trò chuyện mới mẻ và làm nổi bật các quan sát khác nhau. Hãy thử thay đổi ít nhất một mục mỗi cuộc hồi cố, và thỉnh thoảng thử một dạng hoàn toàn khác để thay đổi hình thức cuộc trò chuyện.
Nếu các thành viên trong nhóm không trả lời chân thành thì sao?
Đó thường là vấn đề an toàn tâm lý, không phải là vấn đề về câu hỏi. Nếu câu trả lời luôn được đánh bóng và không cam kết, hãy thử chế độ ẩn danh, thay thế người dẫn, hoặc sử dụng một dạng như Lean Coffee nơi đội tự thiết lập chương trình. Đôi khi động thái tốt nhất là một cuộc trò chuyện một đối một trước cuộc hồi cố, chứ không phải là một câu hỏi tốt hơn trong cuộc hồi cố.
Cập nhật
Trải nghiệm hồi tưởng tốt hơn
Tạo hồi tưởng chỉ trong vài giây và thấy ngay kết quả.