Họp Retrospective Lean Coffee

Họp retrospective Lean Coffee

Lean Coffee là một trong số ít hình thức retrospective mà người điều phối không đặt ra chương trình nghị sự; đội nhóm tự làm. Thay vì các cột đã xác định trước, thành viên nhóm mang đến các chủ đề của riêng họ, bình chọn để ưu tiên và làm việc thông qua các mục được bình chọn cao theo thứ tự. Mỗi cuộc trò chuyện mà đội nhóm có là những gì họ đã chọn tham gia một cách rõ ràng.

Hình thức này lấy tên từ phong cách họp Lean Coffee, được tạo ra bởi Jim Benson và Jeremy Lightsmith. Nó tái tạo cảm giác của một cuộc trò chuyện thân mật biệt qua quán cà phê: ý tưởng nổi lên một cách tự nhiên, các cuộc trò chuyện giữ được sự tập trung và không có gì diễn ra lâu hơn đội nhóm mong muốn.

Khi nào chọn Lean Coffee

• Khi đội nhóm có các chủ đề cụ thể họ đang băn khoăn muốn thảo luận. Các hình thức tiêu chuẩn hướng đội qua các danh mục xác định sẵn. Lean Coffee để mọi người tự do xây dựng.
• Khi các buổi retrospective bắt đầu trở nên nhàm chán. Nếu đội nhóm đang trả lời tự động "Điều gì đã diễn ra tốt?", trả quyền kiểm soát chương trình nghị sự cho họ thường thiết lập lại sự tham gia.
• Khi người điều phối muốn lùi lại. Lean Coffee theo thiết kế là tự tổ chức. Đây là lựa chọn mạnh mẽ khi Scrum Master muốn đội nhóm sở hữu phiên họp thay vì được dẫn dắt qua nó.
• Khi có công việc còn dang dở. Nếu có điều quan trọng xảy ra trong đợt này, một cuộc trò chuyện khó khăn với các bên liên quan, một sự cố sản xuất, sự thay đổi trong đội, Lean Coffee cung cấp cho mọi người cách tự nhiên để nêu lên vấn đề mà không cần người điều phối phải tạo cơ hội.
• Dành cho các đội có kinh nghiệm. Các đội mới đến với retrospective thường cần cấu trúc nhiều hơn. Lean Coffee thưởng cho các đội đã tự tin nêu vấn đề và thảo luận trực tiếp.

Khởi động: điều gì đang trong tâm trí bạn?

Trước khi mở bảng, hỏi đội một câu để nêu lên những gì đã chiếm lấy suy nghĩ của họ:

"Nếu bạn có thể giải quyết một vấn đề từ đợt này bằng một cây đũa thần, đó sẽ là gì?"

Hoặc sử dụng Bot Phá Băng AI của TeleRetro để tạo ra điều gì đó phù hợp với tâm trạng trong phòng.

Tiếp theo:

1. Bắt đầu nhạc phá băng: không khí quán cà phê hoạt động tốt ở đây; nó tái khẳng định tinh thần của hình thức này.
2. Bật chế độ động não ẩn danh để mọi người tạo ra các chủ đề một cách độc lập.
3. Đặt hẹn giờ 5 phút cho giai đoạn tạo chủ đề.

Đừng thúc ép giai đoạn này. Các chủ đề được tạo ra dưới áp lực thường an toàn và không rõ ràng — càng nhiều chủ đề trong Để Thảo Luận, phiên họp sẽ càng tốt.

☕️ Để Thảo Luận

Những chủ đề nào bạn muốn nói đến?

Cột này là trái tim của Lean Coffee. Các thành viên đội thêm bất kỳ điều gì đang trong tâm trí họ: các vấn đề quy trình, động lực giữa các cá nhân, mối quan tâm kỹ thuật, những thành quả đáng xem xét, hoặc những câu hỏi họ đã suy nghĩ. Không có chủ đề nào là sai.

Khuyến khích tính cụ thể. "Giao tiếp" là một chủ đề. "Quy trình bàn giao giữa front-end và back-end trong tính năng thanh toán" là một cuộc trò chuyện.

💬 Đang Thảo Luận

Chúng ta đang xử lý chủ đề nào ngay bây giờ?

Một thẻ chỉ tồn tại ở đây tại một thời điểm. Di chuyển chủ đề được bình chọn cao nhất vào Đang Thảo Luận khi phiên họp bắt đầu.

Đặt hẹn giờ từ 5–8 phút. Khi nó kết thúc, thực hiện một cuộc bình chọn nhanh: giơ ngón cái lên để tiếp tục thêm 5 phút, giơ ngón cái xuống để chuyển tiếp. Điều này giữ cho các chủ đề được giới hạn thời gian mà không cần người điều phối phải là người cắt ngắn cuộc trò chuyện; đội nhóm cùng quyết định.

Ghi lại bất kỳ điểm hành động nào trước khi đóng chủ đề. Thật dễ dàng để có một cuộc thảo luận phong phú và sau đó chuyển tiếp mà không cam kết thực hiện gì.

✅ Đã Thảo Luận

Chúng ta đã giải quyết điều gì?

Thẻ chuyển sang đây khi đội nhóm bình chọn để kết thúc chúng. Hãy giữ thẻ hiển thị; nó là một bản ghi hữu ích về những gì đội đã giải quyết, đặc biệt là khi bạn xuất bản tóm tắt sau phiên họp.

Nếu bạn hết thời gian trước khi xử lý tất cả các chủ đề, ghi chú lại những gì chưa được thảo luận. Chúng có thể là những ứng cử viên cho sự bắt đầu của phiên retro đợt tiếp theo hoặc một cuộc trò chuyện đồng bộ tiếp theo.

Dẫn dắt cuộc thảo luận

Vai trò của bạn như một người điều phối trong phiên Lean Coffee chủ yếu là hậu cần:

• Quản lý hẹn giờ để các cuộc thảo luận không kéo dài vô tận.
• Thực hiện các cuộc bình chọn tiếp tục/chuyển tiếp một cách rõ ràng và di chuyển thẻ giữa các cột.
• Khuyến khích ghi chú các điểm hành động trước khi mỗi chủ đề kết thúc.
• Để ý đồng hồ để các chủ đề được bình chọn cao ở cuối danh sách không bị cắt ngắn bởi một cuộc thảo luận ban đầu dài hơn.

Một khoảng thời gian chia nhỏ cho một phiên họp 60 phút: 10 phút để tạo chủ đề và bình chọn, 5–8 phút cho mỗi chủ đề (dự kiến sẽ xử lý 5–7 chủ đề với tốc độ này), 5 phút để đóng và xem xét các hành động.

Tránh thêm các chủ đề của riêng bạn với tư cách là người điều phối. Lean Coffee rõ ràng là một hình thức thuộc sở hữu của đội nhóm.

Biến thể

Chỉ bình chọn im lặng. Nếu đội có xu hướng bình chọn xã hội (chọn các chủ đề vì người khác đã chọn), chuyển sang chỉ bình chọn bằng biểu tượng cảm xúc và tiết lộ tất cả các phiếu cùng lúc.

Lean Coffee theo chủ đề. Thêm một ràng buộc lỏng trước khi tạo chủ đề, "các chủ đề hôm nay nên liên quan đến sức khỏe đội nhóm, không phải đến việc giao hàng," khi bạn muốn hướng dẫn mà không thiết lập chương trình nghị sự cố định.

Kết hợp với dữ liệu Khảo Sát Nhịp Đập. Thực hiện một Khảo Sát Nhịp Đập trước phiên họp và chia sẻ kết quả khi đội tạo ra các chủ đề. Nó căn cứ cảm giác chung vào dữ liệu thực tế và thường làm nổi bật các chủ đề mà mọi người không nghĩ đến.

Hình thức liên quan

• Bắt đầu, Dừng lại, Tiếp tục: Khi bạn muốn một chương trình nghị sự có cấu trúc với ba cột định hướng hành động rõ ràng thay vì do đội nhóm điều khiển.
• DAKI: Bỏ, Thêm, Giữ, Cải tiến. Định hướng hơn so với Lean Coffee nhưng cũng tương tự như lấy hành động làm trung tâm.
• Phẫn Nộ, Buồn Bã, Vui Vẻ: Khi bạn muốn tìm thấy phản hồi cảm xúc trước khi đi vào các chủ đề và giải pháp.
• Thuyền Buồm: Khi đội cần một ẩn dụ ấm áp, trực quan để làm cho cuộc hội thoại chảy trước khi giải quyết các vấn đề cụ thể.

Tất cả các hình thức có sẵn trên mỗi gói TeleRetro. Xem giá để biết chi tiết.

Bắt đầu một Lean Coffee Retro Xem tất cả mẫu retro

---

Frequently Asked Questions

Hình thức họp retrospective Lean Coffee là gì?

Lean Coffee là một hình thức retrospective không có chương trình nghị sự sẵn, nơi đội nhóm, chứ không phải người điều phối, quyết định những gì cần thảo luận. Các thành viên trong đội đề xuất các chủ đề, bình chọn để ưu tiên chúng, và làm việc thông qua các mục được bình chọn cao nhất theo thứ tự. Mỗi chủ đề có thời gian giới hạn, và đội nhóm bình chọn vào cuối mỗi khoảng thời gian để quyết định tiếp tục thảo luận hay chuyển sang chủ đề khác. Điều này cho phép mọi thành viên trong đội có tiếng nói đồng đều trong việc định hình cuộc thảo luận, bất kể tuổi tác hay mức độ tự tin.

Khi nào nên sử dụng Lean Coffee cho buổi retrospective?

Lean Coffee hoạt động tốt khi đội nhóm có các chủ đề cụ thể, cấp bách mà họ muốn giải quyết, khi người điều phối muốn lùi lại khỏi việc dẫn dắt chương trình nghị sự, hoặc khi các hình thức retrospective tiêu chuẩn bắt đầu trở nên lặp đi lặp lại. Nó phù hợp với các đội tự tổ chức, cảm thấy thoải mái với sự mơ hồ. Nó kém hiệu quả hơn với những đội mới cần nhiều cấu trúc hơn, hoặc khi người điều phối có một kết quả cụ thể mà họ cần phiên họp đạt được.

Làm thế nào để tổ chức một buổi họp retrospective Lean Coffee?

1. Tạo chủ đề: cho đội 5–10 phút để thêm các chủ đề vào cột Để Thảo Luận. Khuyến khích bất kỳ điều gì họ đang nghĩ, không chỉ các vấn đề quy trình.
2. Bình chọn: mỗi người bình chọn cho các chủ đề mà họ muốn thảo luận nhất bằng cách sử dụng chức năng bình chọn của TeleRetro hoặc bình chọn bằng biểu tượng cảm xúc.
3. Thảo luận theo thứ tự: di chuyển chủ đề được bình chọn cao nhất vào Đang Thảo Luận và đặt hẹn giờ từ 5–8 phút.
4. Kiểm tra thời gian giới hạn: khi hẹn giờ kết thúc, đội nhóm bình chọn tiếp tục thêm 5 phút hoặc chuyển sang chủ đề khác.
5. Ghi chép hành động và chuyển tiếp: sau khi kết thúc một chủ đề, ghi lại các điểm hành động, di chuyển thẻ sang Đã Thảo Luận và bắt đầu chủ đề tiếp theo.

Lean Coffee khác biệt như thế nào so với các hình thức retrospective khác?

Phần lớn các hình thức retrospective cung cấp cho đội nhóm các cột được xác định trước để điền. Điều gì đã diễn ra tốt? Điều gì có thể cải thiện? Lean Coffee không có các chủ đề sẵn. Mọi thứ đều đến từ đội nhóm. Điều này làm cho nó linh hoạt hơn và do đội nhóm quản lý, nhưng cũng có nghĩa là chất lượng của phiên họp phụ thuộc vào các chủ đề mà mọi người mang lại. Đây là một trong số ít các hình thức mà vai trò của người điều phối gần như hoàn toàn là về hậu cần thay vì nội dung.

Có các lựa chọn thay thế nào cho retrospective Lean Coffee không?

Nếu bạn muốn có cấu trúc hơn so với những gì Lean Coffee cung cấp, hãy xem xét:

• Bắt đầu, Dừng lại, Tiếp tục: hình thức ngôn ngữ hành động với ba cột nhất định
• DAKI: Bỏ, Thêm, Giữ, Cải tiến; bốn cột giúp tập trung cuộc hội thoại vào hành động
• Thuyền Buồm: hình thức ẩn dụ trực quan, hữu ích khi đội nhóm cần kiểu hội thoại ấm áp hơn, ít trực tiếp hơn
• Phẫn Nộ, Buồn Bã, Vui Vẻ: hình thức tập trung vào cảm xúc, thường phát hiện ra các chủ đề mà các hình thức cấu trúc bỏ sót